jueves, 16 de junio de 2011

Presentación de Proyecto

Una vez finalizada la formulación del proyecto se tiene que presentar en una carpeta con el proyecto. Para ello, se pueden seguir las siguientes recomendaciones:


�� Carátula: aquí se ponen los datos más importantes
o Nombre del Proyecto
o Nombre de la Organización (Consejo Comunal, Organización Ciudadana, etc.)
o Domicilio Postal
o Presupuesto Total


�� Carta de Presentación: es una carta dirigida a las personas antes las
que se presenta el proyecto (Consejo Local del Poder Popular, Empresas,
Fundaciones, etc.) explicando brevemente el proyecto, a quienes
beneficiará, qué problemas solucionará, etc.


El formato puede ser:
Sr. XXX
(Cargo)
Presente.-
Nos dirigimos a usted con la finalidad de…
o Presentación del proyecto
o Problemas a ser resueltos
o Presupuesto


Sin más a que hacer referencia, nos despedimos de usted, Firma de los responsables



�� Ubicación Geográfica: lugar en el cual se realizará el proyecto. Se consideraría una gran ventaja poder presentar un mapa de la localización exacta del proyecto.


�� Características e historia de la comunidad: una breve reseña de la historia de la comunidad, la identidad comunitaria. Se pueden utilizar datos obtenidos del diagnóstico comunitario. Se pueden presentar las
personas que serán beneficiadas con el proyecto (población destinataria), etc.
�� Fundamentación de la idea del proyecto: una descripción general del proyecto, por qué ese proyecto y no otro, descripción de los problemas de la comunidad y las prioridades establecidas
�� Objetivos (generales y específicos)


�� Actividades


�� Cronograma


�� Presupuesto



Evaluación del Proyecto

Una vez finalizado el proyecto o, incluso, en algunos períodos de este, se puede hacer una evaluación del proyecto. Dicha evaluación responde a los intereses e inquietudes de quienes forman parte del proyecto o de quienes se ven afectados por éste.


La finalidad de la evaluación del proyecto es replantear aspectos positivos y negativos del mismo, buscar oportunidades de mejora, transmitir información, etc. Para ello, es fundamental que quienes formaron parte de la formulación del proyecto y quienes ejecuten el proyecto, discutan y reflexionen sobre el mismo.



Es importante hacerse las siguientes preguntas una vez concluido el proyecto:
􀀹 Se cumplieron los objetivos (generales y específicos)
􀀹 Se cumplió el cronograma de actividades
􀀹 Se realizaron las actividades planificadas
􀀹 Hubo problemas, cuáles y por qué

􀀹 El presupuesto estuvo ajustado a la realidad
􀀹 Faltó dinero, por qué no se consideró
􀀹 Participaron todos los que se habían comprometido
􀀹 El proyecto impactó positivamente a la población destinataria
􀀹 Los participantes directos del proyecto están satisfechos

Ejecución del Proyecto


En esta etapa, luego de tener todos los
recursos disponibles, el proyecto es
ejecutado. Es fundamental cumplir a
cabalidad con lo expresado en el
cronograma de actividades. De esa forma,
se garantiza que los recursos disponibles
permitirán completar el proyecto. 

Presupuesto

Uno de los pasos más importantes para la realización del Proyecto Comunitario es la definición estricta y adecuada del presupuesto.


En primer lugar, el presupuesto es: “estimación de los ingresos y gastos posibles, en una organización, empresa, etc.” “cálculo de gastos que se hace por un tiempo determinado”.

Cronograma

Es necesario tener un estricto control de las actividades que se están llevando a cabo. En otras palabras, tener
unas fechas de inicio y de fin que permitan evaluar el desarrollo del proyecto, sus avances, las situaciones difíciles que se han presentado, los posibles retrasos, etc.

Una de las mayores ventajas de tener un cronograma de actividades bien detallado y estricto es que permite tomar los correctivos necesarios en caso de que el proyecto se retrase y, además, conocer la ejecución de los recursos del mismo.

Para la elaboración del cronograma de actividades se puede utilizar un modelo como el que sigue:
Actividad Responsable Fechas
Actividad 1: XXX Persona 1 Inicio: DD/MM/AAAA
Fin: DD/MM/AAAA
Actividad 2: XXX Persona 2 Inicio: DD/MM/AAAA
Fin: DD/MM/AAAA
Actividad 3: XXX Persona 3 Inicio: DD/MM/AAAA
Fin: DD/MM/AAAA

Identificación de los Objetivos

Esta etapa es una de las más importantes puesto que determina para qué es el proyecto. Los objetivos tienen que ser realistas, porque de lo contrario el impacto sobre los patrocinantes del mismo será negativo.




Los objetivos de un proyecto son de dos tipos:
�� Generales: es lo que se quiere lograr al final del proyecto. Se alcanzan a mediano y largo plazo
�� Específicos: son aquellos que se van alcanzando progresivamente para alcanzar el objetivo general. Se alcanzan a mediano plazo.


Adicional a los objetivos, es fundamental determinar el impacto o alcance del
proyecto (cuanta gente será beneficiada). Esto se llama, la población
destinataria del proyecto.

Plan de Acción

Para poder resolver un problema existen múltiples caminos. En otras palabras, un problema tiene múltiples soluciones. Cada una de ellas tendrá sus ventajas y sus desventajas. Lo importante es escoger la más conveniente. ¿Cómo hacerlo? Es necesario:
􀀹 Conocer las ventajas y las desventajas de cada alternativa
􀀹 Conocer la opción más al alcance de la comunidad
􀀹 Saber si la solución aplicada a un problema puede solucionar total o parcialmente otro problema
􀀹 Identificar los recursos disponibles.


 Luego, es fundamental también antes de escoger una alternativa para solución de un problema comunitario conocer todos los factores (positivos y negativos) que pueden influir en el proyecto. Para eso, es importante conocer:
􀀹 ¿Qué ventajas existen en la comunidad para dar solución al problema?
􀀹 ¿Qué recursos podrían faltar?
􀀹 ¿Quiénes pueden ayudar? (Vecinos, organizaciones ciudadanas, instituciones, etc.)
􀀹 ¿Qué aportes pueden dar quienes ayudan?
􀀹 ¿Cuál es la relación entre la comunidad y los que pueden ayudar?
􀀹 ¿Si faltan recursos, cómo se pueden conseguir?
􀀹 ¿Cuánto tiempo se dispone para el desarrollo del proyecto?